Ile kosztuje niszczenie dokumentów?

Dlaczego warto niszczyć dokumenty profesjonalnie?

Bezpieczne niszczenie dokumentów to nie tylko porządek, ale także wymóg wynikający z przepisów.
W szczególności, chodzi o ochronę danych osobowych zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem RODO.
Dokumenty wrzucane do kosza bez zniszczenia mogą trafić w ręce osób niepowołanych. Co więcej, taka sytuacja wiąże się z ryzykiem kar oraz utraty reputacji firmy.

Z jednej strony, niektóre firmy niszczą dokumenty samodzielnie, np. przy użyciu niszczarki biurowej. Z drugiej strony, w praktyce to rozwiązanie jest kosztowne, czasochłonne a także mało skuteczne. Dlatego też, alternatywą jest zlecenie niszczenia firmie, która działa sprawnie i skutecznie. Usługa obejmuje nie tylko niszczenie, ale również wystawienie potwierdzającego protokołu. Dokument ten stanowi dowód spełnienia obowiązku zgodnie z przepisami o ochronie danych. Co istotne, rozwiązanie to opłaca się szczególnie, gdy dokumenty zawierają dane wrażliwe. Dotyczy to także sytuacji, gdy występują tajemnice handlowe bądź też inne poufne informacje.

Niszczenie samodzielne – czy to się opłaca?

Choć na pierwszy rzut oka zakup własnej niszczarki może wydawać się oszczędnością, w praktyce często generuje więcej kosztów niż korzyści. Z jednej strony, profesjonalna niszczarka o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa to wydatek liczony w setkach lub nawet tysiącach złotych, z drugiej strony tańsze modele szybko się przegrzewają oraz zużywają, w szczególności przy większych ilościach papieru. Sam proces niszczenia jest czasochłonny i dodatkowo wymaga zaangażowania pracownika – dokumenty trzeba wyjąć z koszulek, segregatorów, usunąć spinacze jak również zszywki, co przy większych ilościach może zająć wiele godzin. Co więcej, dochodzi koszt roboczogodziny – nawet przy umiarkowanej stawce miesięczny koszt pracy poświęconej na niszczenie dokumentów może być znaczący. A ponadto, nie można zapominać o utylizacji powstałych odpadów – ścinki papieru bardzo szybko zapełniają kontenery, a także generują dodatkowe koszty związane z ich wywozem, które zależą od lokalizacji i ilości. Samodzielne niszczenie oznacza również hałas, kurz oraz zanieczyszczenia w biurze – niszczarki generują nieprzyjemny odgłos, a co więcej, drobny papierowy pył może osiadać na sprzętach bądź też dokumentach.

W przeciwieństwie do tego, zlecenie niszczenia firmie zewnętrznej pozwala całkowicie wyeliminować te problemy – bez hałasu, strat czasu, dodatkowych kosztów ani ryzyka błędu.

Porównaniu kosztów niszczenia

Koszt samodzielnego niszczenia

15 - 30 zł / kg

Zlecenie niszczenia dokumentów

0,01 - 3,00 zł / kg

Wyliczenie kosztów samodzielnego niszczenia

Założenia techniczne:

Masa dokumentów: 3 kg
Liczba kartek A4 (80 g/m²): 600 sztuk
Niszczarka: tnie 8 kartek na raz
Liczba cykli niszczenia: 600 / 8 = 75 cykli
Czas jednego cyklu: 40 sekund
Czas niszczenia (bez opróżniania kosza): 75 × 40 s = 3000 s = 50 minut
Opróżnianie kosza: co 20 cykli ⇒ 4 opróżnienia (przy 75 cyklach)
Czas opróżnienia kosza: przyjmujemy 2 minuty × 4 = 8 minut
Czas wyniesienia śmieci: 20 minut
Łączny czas pracy: 50 + 8 + 20 = 78 minut = 1,3 godziny

Założenia kosztowe

Wyliczenie kosztów:

Składnik	Obliczenie	Koszt
Praca pracownika	1,3 h × 40 zł/h	52,00 zł
Energia elektryczna	0,35 kW × 1,3 h × 1 zł	0,46 zł
Amortyzacja niszczarki	2 zł/h × 1,3 h	2,60 zł
Koszt zniszczenia 3KG		55,06 zł
Koszt zniszczenia 1kg		18,35 zł

Podsumowanie

Rzeczywisty czas pracy będzie dłuższy i rośnie wykładniczo wraz z ilością dokumentów.
W obliczeniach pominięto wpływ zmęczenia pracownika, jego demotywację monotonnym zajęciem oraz ryzyko błędów.
Pracownik znudzony powtarzalną czynnością może nieświadomie zignorować lub odłożyć część dokumentów.
Stawka 40 zł brutto brutto odpowiada kosztowi zatrudnienia osoby z wynagrodzeniem ok. 4000 zł netto.
Nie ujęto kosztów eksploatacyjnych: przeglądów serwisowych, olejowania noży, zakupu worków, prądu ani utylizacji odpadów.
Z punktu widzenia RODO, istnieje realne ryzyko niewłaściwego zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe.
Niższy poziom ekologii – ścinki często trafiają do zmieszanych odpadów. Profesjonalne firmy przetwarzają je zgodnie z zasadami recyklingu.

Usługowe niszczenie dokumentów

Usługowe niszczenie dokumentów to rozwiązanie tanie, szybkie i co ważne w pełni profesjonalne.
Cena zaczyna się już od kilku złotych za karton, a ponadto obejmuje odbiór, transport i protokół.

Pojemnik 240L (Do 120kg)

Ceny takich pojemników wahają się od 49 zł do 299 zł

Pojemnik 600L (do 330Kg)

Ceny takich pojemników wahają się od 290 zł do 700 zł

Cena za kg

Od 0,01 zł przy dużych ilościach
Od 0,50 zł przy średnich ilościach

Wynajem szafki

Od 30 zł miesięcznie

Czynniki wpływające na koszt niszczenia dokumentów

Koszt niszczenia dokumentów może się znacznie różnić w zależności od kilku kluczowych czynników, które warto wziąć pod uwagę przed wyborem odpowiedniej usługi.

Ilość dokumentów (np. ilość kilogramów, liczba pudeł, segregatorów)
Forma dokumentów (papier, nośniki elektroniczne)
Czy dokumenty są przygotowane do niszczenia
Usługa z transportem czy bez
Częstotliwość (jednorazowe niszczenie vs. abonament miesięczny)
Ostatnio coraz częścej nawet kolor dokumentów
Model odbioru dokumentów: pojemnikowy lub masowy

Jak wybrać firmę niszczącą

Wybierając firmę do niszczenia dokumentów, cena nie powinna być jedynym kryterium. Niska stawka może oznaczać oszczędności, ale też ryzyko – zwłaszcza jeśli dokumenty zawierają dane osobowe, finansowe czy handlowe. W tej branży liczy się przede wszystkim bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i rzetelność wykonania usługi. Dlatego warto dokładnie sprawdzić, komu powierzamy swoje archiwa – czasem pozorna oszczędność może się skończyć dużo większymi kosztami.