W tej sprawie dysponujemy opinią Ministerstwa Klimatu i Środowiska, Departamentu Gospodarki Odpadami.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, odpadem jest każda substancja lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć, lub do których pozbycia się jest obowiązany. Za „pozbycie się” uznaje się także istotną zmianę sposobu wykorzystania danego przedmiotu — inną niż jego pierwotne przeznaczenie — w sytuacji, gdy przestaje on być przydatny do pierwotnego celu, a jego dalsze użycie może stwarzać zagrożenie dla człowieka lub środowiska.

W przypadku dokumentów oraz innych nośników informacji należy jednak uwzględnić przepisy krajowe i unijne regulujące zasady postępowania z informacjami oraz nośnikami, na których są one zapisane. Przepisy te określają również konsekwencje karne lub cywilne za niewłaściwe postępowanie z danymi.

Zgodnie z interpretacją Ministerstwa, do momentu skutecznego zniszczenia informacji znajdujących się na dokumentach, materiały te nie są odpadem, lecz stanowią rzeczy podlegające ochronie na mocy przepisów o ochronie informacji.

Wymóg usunięcia informacji w sposób uniemożliwiający ich odczyt — określony w niektórych przepisach — i wykonywany przez uprawnione podmioty zajmujące się gospodarowaniem odpadami, nie oznacza automatycznie, że dokument staje się odpadem w momencie podjęcia decyzji o jego zniszczeniu. Dopiero fizyczne zniszczenie dokumentu, zgodnie z odpowiednimi procedurami, powoduje przekształcenie go w odpad.

W takiej sytuacji to podmiot dokonujący zniszczenia staje się formalnym wytwórcą odpadu i jako taki musi: