Jak zweryfikować firmę zajmującą się niszczeniem dokumentów? (audyt firmy niszczącej)

Wybór firmy zewnętrznej do niszczenia dokumentów to nie tylko kwestia ceny — to realne ryzyko prawne dla administratora danych osobowych. Zgodnie z RODO (art. 28 oraz art. 82 ust. 3), administrator ponosi odpowiedzialność za działania podmiotu przetwarzającego, chyba że wykaże, że dochował należytej staranności. Oto najważniejsze kroki weryfikacji, które pomogą zminimalizować ryzyko:

Dlaczego warto zweryfikować przed zleceniem?

Myślę, że zdjęcia prosefionalnych firm „niszczących zgodnie z RODO” posiadających certyfikaty ISO 27001 oraz 9001 powiedzą więcej niż słowa. Dodam tylko, że udostępniłem zdjęcia dostępne w Internecie. Jeżeli miałbym dodać je z mojej wiedzy to byłoby jeszcze gorzej.

Komentarz kontrahenta dotyczący firmy z certyfikatem ISO 27001

Jak praktycznie i szybko zweryfikować firmę niszczącą dokumenty?

Jestem praktykiem. Wiem, że certyfikaty można zdobyć raz i się nimi chwalić przez lata. Wiem, że „papier wszystko przyjmie” – procedury, schematy, ankiety, oceny ryzyka… Ale w przypadku realnego sporu czy wycieku danych to wszystko okazuje się często mało warte. Dlatego przygotowałem kilka praktycznych i szybkich sposobów na weryfikację, które może zastosować każdy – bez wiedzy o ISO, DIN czy BS EN 15713.

Nie potrzebujesz audytora. Wystarczą 3-4 konkretne działania:

Poproś o możliwość przeprowadzenia audytu (online)

Firma, która nie ma nic do ukrycia, zgodzi się na rozmowę techniczną i pokaże Ci, jak działa w praktyce.

Zajrzyj na Google Maps i sprawdź lokalizację miejsca niszczenia

Jeśli widzisz barak, magazyn z roletą i brak infrastruktury – zadaj pytanie, gdzie realnie odbywa się proces niszczenia.

Poproś o nagranie z monitoringu z ostatnich 3 godzin

Rzetelna firma niszczy dane codziennie – więc materiał z dzisiejszego dnia powinien być gotowy., jeżeli nagranie jest płatne to powinno to być ostrzeżenie.